Передовые технологии на службе вашего бизнеса

В настоящее время существует большое количество информационных систем (ERP-систем), призванных улучшить бизнес-процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе.

ERP-системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в единое информационное пространство, управляемое компьютерной системой, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений. Разработка подобной единой системы – непростая задача. Она может осложняться наличием в некоторых подразделениях собственных компьютерных подсистем, оптимизированных для решения соответствующих задач.

ERP-система ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией.

Необходимость смены или внедрения информационной системы может быть обусловлена различными факторами:

пересмотр бизнес-процессов при формировании (изменении) стратегических целей компании, усиление конкуренции на рынке, необходимость максимальной удовлетворенности клиентов;

привлечение внешних инвесторов, особенно иностранных;

несоответствие возможностей существующей системы сегодняшним требованиям бизнеса, необходимость перехода на использование новой аппаратной платформы;

повышение качества продукции, услуг при снижении их себестоимости.

Решение о внедрении информационной системы не должно приниматься просто на основании того, что подобным образом поступают другие компании в отрасли, необходимо определить тот круг задач, которые она должна поддерживать.

Следует ответить на вопросы: каковы стратегические цели компании? Как информационная система поможет их достижению, и, соответственно, какие основные требования должны быть выдвинуты к внедряемой системе?

Следующий этап – поиск поставщика решения и работа с компанией-консультантом.

Крупная информационная система не продается как коробочная версия и обязательно настраивается и дорабатывается под требования заказчика. Ни в коем случае нельзя рассчитывать только на собственные силы, в любом проекте внедрения необходимо привлечение внешнего поставщика – компании-консультанта.

Одним из факторов, сильно влияющим на результат проекта, является формирование эффективной команды внедрения.

Ключевые представители подразделений должны грамотно формулировать требования к решению, хорошо знать бизнес-процессы своих подразделений. Только согласованная работа всей команды внедрения, состоящей как из собственных сотрудников, так и из внешних консультантов, приведет к успеху проекта.

Внедрение предполагает несколько этапов:

Анализ бизнес-процессов и дизайн-проекта. На данном этапе необходимо как можно более точно описать представителям компании-консультанта, какие процессы необходимо улучшить.

Как правило, функциональность информационной системы несколько шире, чем реальные бизнес-процессы компании. Необходимо определить, как присутствие тех или иных функций скажется на конечной стоимости системы, времени внедрения, и, что самое важное, соответствует ли предлагаемая функциональность целям компании.

Важно, чтобы результаты исследования бизнес-процессов были предоставлены в качестве отдельного документа технического задания, где, в соответствии с требованиями компании, должны быть детально описаны изученные бизнес-процессы.

Доработка системы. На этом этапе важно контролировать процесс реализации требуемых функций в информационной системе. Необходимо проверять соответствие реализации требованиям компании и, при необходимости, использовать установленный механизм для влияния на компанию-консультанта.

Запуск системы. Начало реального ее использования включает обучение персонала. Важно, чтобы со стороны компании выступал менеджер проекта внедрения, хорошо знакомый с задачами компании и её бизнес-процессами, имеющий опыт поддержки внедрения подобных систем.

Кроме того, на этом этапе важно переключить бизнес-процессы компании на использование внедренной системы, быстро обучить этому персонал.

Внедрение можно считать успешным, если система позволяет получать выгоду, а именно, оптимизирует работу служб, позволяет выполнять работу быстрее, повышает качество процессов. Необходимо постоянно анализировать показатели работы системы, а также степень заинтересованности персонала в ее использовании.

Узнать больше о решениях Microsoft для бизнеса компании вы сможете, посетив наш семинар «Microsoft – эффективному управлению бизнесом».